1. REGLEMENT FOR POST/SAK/ARKIV-ARBEIDET
Målsetjing

NN kommune har som målsetjing å utføre arkivarbeidet i samsvar med dei lover og reglar som gjeld for området
Arkivplanen skal leggje føringar som gjer at NN kommune til ein kvar tid tilfredstiller denne målsetjinga.
Planen skal resultere i effektiv dokumenthandsaming, som stettar krava til både interne og eksterne brukarar.
Nedanfor er gjort ei inndeling utifrå dei juridiske krava og dei administrative og historiske funksjonane til arkiva.

Juridiske krav

Arkivlova med forskrifter er eit rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i kommunal forvaltning; frå dokumenta oppstår som ledd i den daglege verksemda, til dei vert plassert i fjernarkiv og gjort tilgjengelege for ettertida. Arkivplanen for NN kommune skal til ein kvar tid fremje denne lova sine intensjonar.

I tillegg til at arkivarbeidet er heimla i eiga lov, er gode arkiv og arkivrutinar avgjerande for å kunne etterleve andre sentrale lover på ein tilfredstillande måte. Forvaltningslova, offentleglova og personopplysningslova er lover som set krav til arkiva. Arkivplanen skal syte for at arkiva tilfredstiller krava i desse lovene.

Forvaltningslova set krav til effektiv og sikker sakshandsaming i offentleg forvaltning.
Lova set krav til arkiva i høve til:
tilgjenge, (oversiktlege og ryddige arkiv) 
tryggleik, (sikker oppbevaring av opplysningar underlagt teieplikt)

Offentleglova seier at forvaltninga sine saksdokument er offentlege, 
så langt det ikkje er gjort unntak i lov eller i medhald av lov. Arkivplanen skal legge til rette for at eksterne brukarar får den informasjonen dei har krav på i følgje denne lova. Planen sine journalføringsrutinar og arkivoversyn skal bidra til dette.

Personopplysningslova med forskrifter skal bidra til at personopplysningar vert handsama i samsvar med grunnleggande personvernomsyn. Arkivplanen skal sikre at kommunen sitt sensitive personmateriale til ein kvar tid vert oppbevart i samsvar med denne lova. 

Administrative funksjonar

Arkivet er ein viktig reiskap i offentleg forvaltning. For at sakshandsaminga skal kunne gjennomførast mest mogeleg effektivt og korrekt, er det viktig at informasjonen er lett tilgjengeleg og at dokumentasjonen er ordna på ein slik måte at det sikrar ei forsvarleg sakshandsaming. Dette inneber mellom anna oversyn over ulike typar arkiv i forvaltninga, arkiva sine ordningsprinsipp, systematisk periodisering og konsekvent bruk av saksomgrep med referansar til eventuelle nærskylde saker. Godt utbygde arkivrutinar skal lette den daglege sakshandsaminga og syte føre at innbyggarane sine juridiske rettar vert stetta.

Historiske funksjonar

Den historiske verdien til arkiva er stor. Etterkvart som arkiva mister sin administrative verdi aukar den historiske verdien. Ingen annan stad vil lokalsamfunnet vere betre dokumentert enn i kommunearkiva. Denne historikken vil avspegle økonomiske og sosiale trekk i tida. I tillegg finn ein også her historikk som vedkjem enkeltpersonar. Skal ein kunne gjere nytte av denne informasjonen er det av avgjerande betydning at arkiva er ryddige og brukarvenlege. Er dei ikkje det vil den historiske verdien vere svekkja.
Arkivplanen skal bidra til rutinar som gjer at dagens materiale vert oversiktleg og lett tilgjengeleg for ettertida. Den skal også gje klare retningsliner for dei kommunale arkiva som allereie er av historisk verdi. Det samla tal arkivplanar vil spegle administrative og arkivorganisatoriske endringar i kommunen opp gjennom historia.

Arkivansvar							
Overordna ansvar

Det overordna ansvar for arkiva til ein kommune ligg hjå administrasjonssjefen. Det vil for NN kommune vere rådmannen jf. Arkivlovforskrifta § 1-1.

Einingsleiarane har ansvar for arkiva som ligg til deira område. Eit offentleg organ har vidare ansvar for at underliggjande einingar får naudsynt rettleiing, råd og instruksar for arkivarbeidet. Organet har det overordna ansvaret for offentlege utval som organet har nedsett.
Fagleg ansvar

Arkivansvarleg

Arkivansvarleg skal vere fagleg leiar for arkivarbeidet i kommunen. Arkivarbeidet skal som hovudregel utførast av ei eiga eining som er under dagleg leiing av den arkivansvarlege. Den arkivansvarlege har fullmakt til å instruere sakshandsamar og arkivpersonale arkivfaglege problemstillingar og skal til ein kvar tid vere oppdatert på den faglege utviklinga av arkivsektoren. 

Arkivansvarleg skal:

sjå til at arkivmateriale til ein kvar tid vert handsama og oppbevart forskriftsmessig.
krevje seg førelagt for godkjenning endringar til arkivplan, journalsystem eller deler av slike system (manuelle og edb-baserte), arkivnøklar og arkivinstruksar m.m.
sjå til at arkivfaglege reglar og målsetjingar vert følgde i samband med innkjøp, bruk og avlevering av elektroniske journal-, arkiv- og fagsystem.
inspisere arkiv.
rådførast ved tilsetjing av arkivpersonell.
vurdere dei arkivfaglege konsekvensane i samband med nedlegging eller omorganisering av verksemder i kommunen.
påtale tilhøve som bryt med gjeldande føresegner om arkivarbeidet.
syte for at nytilsette får naudsynt opplæring og instruksjon.
halde seg orientert om arkivpersonalet/sakshandsamarane sine kvalifikasjonar og prestasjonar for å kunne gi naudsynt opplæring og instruksjon.
utarbeide konkrete instruksar innanfor gjeldande arkivplan der dette er naudsynt.
oppbevare alle reglar og retningsliner som gjeld arkivarbeidet i etaten og syte for at desse er kjende for dei det vedkjem.
løpande vurdere vedtekne retningsliner og ta dette opp med leiinga i kommunen.
sjå til at alle aktive arkiv er med i arkivserieoversynet og at opplysningane der stemmer med realitetane.
sjå til at registrering og arkivering skjer i samsvar med vedtekne arkivnøklar.
sjå til at det alltid er samsvar mellom arkivet sine edb-basar og det fysiske arkiv.
sjå til at arkivavgrensing og kassasjon skjer i samsvar med gjeldande reglar.
vere kommunen sitt bindeledd til IKA Møre og Romsdal.

Arkivansvarleg har fullmakt til å instruere sakshandsamar og arkivpersonale i  arkivfaglege problemstillingar, og skal til ein kvar tid vere oppdatert på den faglege utviklinga av arkivsektoren. 

Arkivmedarbeidar

Arkivmedarbeidaren vil stå direkte under kommunen sin arkivansvarleg og vere vedkommande sin medspelar ut mot einingane. Det vil vere den arkivansvarlege sitt ansvar å sjå til at arkivarbeidet på vedkomande eining vert drive etter gjeldande lover og reglar. Vedkommande skal rapportere vidare til arkivansvarleg dersom det er naudsynt. Arkivansvarleg vil ha ansvar for at personalet har den naudsynte arkivkunnskapen.

Arkivgruppa

Arkivgruppa skal fungere som ei styringsgruppe for arkivarbeidet i kommunen. Den bør samlast minst to gonger i året og innehalde representantar frå alle kommunale einingar nivå. Gjennom arkivgruppa vil ein jamleg kunne fange opp arkivfaglege problem på ulike nivå og diskutere mogelege løysingar på problema. Arkivgruppa skal leiast av arkivansvarleg.

IT-ansvarleg

IT-ansvarleg skal i samråd med arkivansvarleg ivareta  dei arkivfaglege lover og reglar som gjeld for kommunen sine elektroniske arkiv.

Sakshandsamar

Sakshandsamar pliktar å rette seg etter dei retningslinene som er gjevne av arkivansvarleg og som er nedfelt i denne planen. Ynskjer sakshandsamar å endre på arkivrutinane, må vedkommande ta kontakt med arkivansvarleg som eventuelt tek endringane med i ein oppdatert arkivplan.
Det er ikkje høve for sakshandsamar å fråvike dei rutinane som er nedfelt i denne planen.

IKA Møre og Romsdal

NN kommune er medlem av IKA Møre og Romsdal IKS, og får utført arkivfaglege tenester gjennom dette medlemsskapet. Tenestene omfattar bistand i arkivdanningsamanheng, ordning av eldre kommunale arkiv, hjelp med personarkiv og oppgåver knytta til elektroniske arkiv. IKA Møre og Romsdal skal arbeide for at arkivmateriale frå medlemene eller slikt materiale som desse tek ansvar for, blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for offentleg bruk, forsking og andre administrative og kulturelle føremål, i samsvar med arkivlova. Som ledd i dette skal selskapet i samråd med medlemene arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtenester i kommunane.

Oppgåver som ligg til IKA Møre og Romsdal sitt arbeidsfelt er:

kurse og rettleie i lover som vedkjem arkiv
ta del i den faglege og teknologiske utviklinga som ligg innanfor området informasjonshandsaming og arkivarbeid
gje råd og rettleiing i spørsmål som knyter seg til elektroniske arkiv, både i høve til dagleg bruk og langtidslagring
utarbeide og iverksetje kommunale arkivplanar
kurse og rettleie i bruk av kommunale arkivnøklar
vere depotinstitusjon for medlemene sitt melde- og konsesjonspliktige arkivmateriale
spore opp, ordne, registrere og katalogisere eldre kommunalt arkivmateriale
gje råd og ha tilsyn med arkivlokale

Reglar for innsyn 

Lovheimel

Offentleglova slår fast at ålmenta har rett til innsyn i offentlege saksdokument dersom dei ikkje fell inn under reglane for unnatak jfr. §§ 5, 5a og 6. Kvart arkivskapande organ i kommunen skal ha klare reglar for kva saker/dokument som heilt eller delvis skal vere unnateke offentleg innsyn.

Forvaltningslova gjev dei som er partar i sak, innsyn i dokument som er unnateke offentleg innsyn. Dette vert kalla partsoffentleg. Her finst likevel unnatak, sjå §§ 18-20.

Personopplysningslova gjev einskildindivid rett til å få vite kva opplysningar som er lagra om dei 
(§ 18). Unntak frå retten til innsyn står nedfelt i § 23. 

Arkivlovforskrifta krev i § 5-6 at arkivdepot skal legge til rette for innsyn i eldre og avslutta arkiv etter gjeldande føresegner om innsynsrett, teieplikt og gradering. Materiale kan mellombels sperrast for publikumsbruk dersom den fysiske tilstanden til arkivmaterialet tilseier det.

Ansvar

Arkivansvarleg har ansvar for at reglar om innsyn  vert følgde. For kommunen sitt eldre arkiv kjem klausulert materiale i ei særstilling. Riksarkivaren gjev retningsliner for når dette materiale kan opnast for innsyn. Normalt vil dette vere 60 år. For ein del materiale som inneheld særleg sensitive personopplysningar, kan fristen vere 80 eller 100 år.

Riksarkivaren avgjer i samråd med departementet om forskarar o.a skal få nytte materialet før slike fristar. 
I slike høve må dei skrive under ei erklæring om teieplikt.  

Arkivpersonale eller andre tilsette har ikkje høve til å gje opplysningar til uvedkommande om saker dei har fått kjennskap til gjennom arbeidet. (jfr. Forvaltningslova § 13). Alle tilsette skal ha underteikna at dei kjenner teieplikta.

Partsinnsyn i avlevert materiale 

Den som krev innsyn i opplysningar som er lagra om vedkomande, må oppgje kva register det gjeld og gje tilstrekkeleg informasjon til å identifisere dei aktuelle dokumenta eller datapostane, t.d. namn, fødselsnummer, eller andre opplysningar som er brukte som inngang til materialet. 
Personar som ber om innsyn i register, (der det er aktuelt å gjera ei vurdering etter § 18 i personopplysningslova), skal visast til registeransvarlege i avleverande institusjon, slik at denne vurderinga skal gjerast på fagleg grunn her. 
Eventuelt avslag om innsyn etter denne vedtekta må avklarast mellom vedkommande person, registeransvarleg ved arkivskapande organ og Datatilsynet. 
Kravet i forskriftene om at opplysningane skal verta gjevne innan ein månad ( § 1 - 1) gjeld for register som er avleverte til IKA Møre og Romsdal.

Reglar for eksternt innsyn i arkiv

Den som ber om innsyn i arkiv, skal med hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka vedkommande vil ha innsyn i. Vedkommande har rett til innsyn i alle dokumenta i saka. 
Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Ein skal også ta stilling til om ein kan gi innsyn i deler av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn. 
Informasjons- og veiledningsplikt
Ein skal normalt ikkje gi innsyn i originaldokument. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt. 
Førespurnad om innsyn i materiale som er unnateke offentlegheit skal vere skriftlege og gjere greie for kva arkiv og kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i og formålet med innsynet. Dersom ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt. 

Arkivtenesta skal dokumentere alle typar eksterne førespurnader om innsyn i arkivet. Dokumenteringa skal skje i sakshandsamingssystemet.

Sikring av materiale

Rådmannen er ansvarleg for at reglar for sikring av arkivmateriale vert følgde opp. 
Dette gjeld både den fysiske sikringa og sikringa mot at uvedkomande får innsyn. 

Handsaming av elektroniske medium vert ikkje teke med her då det vert handsama særskilt i kapittel ???  arkivplanen.

Generelle reglar

Kapittel IV i arkivlovforskriftene femner om fysisk sikring av arkivmateriale. Arkivlokala til offentlege organ  skal gi arkivmateriale vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge 
(forskr. § 4-1). 

Mellombels løysing for sikring (forskr. §§ 4-10 - 4-12)

Arkivlova set som krav at kommunen innan år 2002 skal ha utarbeidd eit oversyn over arkivlokala og vurdere om dei oppfyller føresegnene. Denne planen skal vere fullført fem - ti år etter at planen er godkjent av Riksarkivaren (forskr. § 4-11).

Har NN kommune arkivlokale som mellombels ikkje oppfyller krava, skal det sytast for tiltak som sikrar arkiva best mogeleg (forskr. § 4-12).

Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging (forskr. §§ 4-3 - 4-9)

Arkivlovforskrifta stiller strenge krav til fysisk sikring ved nybygg og ombygging.

Lokalet skal vere sikra mot:

- vatn og fukt 
- brann og skadeleg varme 
- skadeleg påverknad frå klima og miljø 
- skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge 

Reglar for sikring av personsensitive arkiv

Personopplysningslova slår i § 13 fast at den behandlingsansvarlige og databehandlaren gjennom planlagte og systematiske tiltak skal syte fører tilfredsstillande informasjonstryggleik med omsyn  til:
Konfidensialitet. Dvs at informasjonen ikkje vert gjort tilgjengeleg for uvedkommande eller uautoriserte 
Integritet. Dvs at informasjonen ikkje kan endrast utilsikta eller tilsikta av uvedkommande
Tilgjenge. Dvs at informasjonen er tilgjengelege for rettmessige brukarar når desse skal utføre sine oppgåver
 
       For å oppnå dette skal den behandlingsansvarlige og databehandleren dokumentere informasjonssystemet og tryggingstiltaka. Denne dokumentasjonen finn ein i vedlegg ????? i arkivplanen.

Krav til arkivmedia 

For å sikre at arkivmateriale skal vere tilgjengeleg for ettertida, må lagringsmediet oppfylle gjeldande kriteria for haldbarheit. Alt materiale som skal takast vare på for ettertida skal difor oppbevarast på godkjent lagringsmedium.

Papirmedium

Forskriftene til Arkivlova set som krav at papir som lagringsmedium skal vere arkivhaldbart, dvs. godkjent av Riksarkivaren etter internasjonal standard (ISO 9706) for permanent papir. Riksarkivaren kan fastsetje at det skal nyttast spesialpapir til særskilde formål (forskr. §2-12). 
Elektronisk medium

Arkivlova tillet at saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. 
Ein føresetnad er at det vert nytta fullgode, system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak (forskr. § 2-13).

For elektroniske register og databasar krevst det ikkje arkiveksemplar på papir, men systema som dei inngår i skal vere så godt dokumenterte at materiale kan nyttast også etter at dei er avlevert til arkivdepot (forskr. § 2-14).

Magnetband skal oppbevarast under ekstra trygge tilhøve. Diskettar skal ikkje nyttast til langtidslagring av data.

Henvising til kapittel
Mikrofilm

Arkivmateriale på mikrofilm kan erstatte originaldokumentet på papir dersom ein oppfyller visse krav. Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar originaldokument ikkje kan erstattast av mikrofilmkopiar (forskr. § 2-15).

Krav til arkivutstyr
Utstyr til merking

For merking av omslag, mapper og boksar som skal takast vare på, skal det berre nyttast lysekte kulepenn eller tusj, ikkje blyant.
Skap, boksar og mapper

Arkivskap og hengemapper skal vere i A4-format, om ikkje anna er sagt. Alle arkivskap skal ha lås. Hengemapper skal kunne koplast saman.

Innhaldet i hengemappene skal alltid ligge i omslagsmapper ordna sak for sak. Ved bortsetjing skal desse leggast over i syrefrie boksar som er tette med fast lokk og som har godkjend pappkvalitet. Ringpermar og brevordnarar skal ikkje nyttast i fjernarkiv.

For arkivmateriale som har særlege format som kart, teikningar o.l. skal det nyttast spesialtilpassa mapper og skap.

Hyller og reolar

Hyller og reolar i spesialrom for arkiv skal vere av ikkje brennbart materiale.

Organisering og systematisering av arkiv

NN kommune pliktar til ein kvar tid å ha eit ryddig og oversiktleg arkiv som sikrar tilfredsstillande tilgjenge for notid og ettertid. 
Proveniensprinsippet

Proveniensprinsippet er ein grunnregel som gjeld for all oppbevaring av  arkiv.
Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, og opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på for ettertida. Dette tyder mellom anna at ein ikkje skal reorganisere arkiv i ettertid, t.d. kode eit eldre arkiv etter ein ny nøkkel. Det tyder også at ein ved ei etatsamanslåing ikkje skal slå saman arkiva i frå tida før samanslåinga. 
Sentrale omgrep

Tre omgrep er sentrale for å sikre at proveniensprinsippet vert følgd. Desse omgrepa ligg og til grunn for arkivoversynet i del 6.

Dei tre omgrepa er:

Arkivskapar:
- Eiga administrativ eining som har eige arkiv og som tek i mot og sender ut post på vegne av kommunen. 

Enkeltarkiv:
- Samla dokumentmengd frå ein arkivskapar.

Arkivserie:
- Samling av arkivalia ordna etter eit felles ordningsprinsipp. Eit enkeltarkiv innheld som regel fleire arkivseriar. 
Arkivplan

Forskriftene til Arkivlova krev at kommunen har ein arkivplan (forskr. § 2-2). 
Arkivplanen skal til ein kvar tid gje oversyn over korleis all informasjon og dokumentasjon som NN kommune treng i sitt daglege arbeid, eller har plikt til å oppbevare for ettertida, skal registrerast, oppbevarast og nyttast. Arkivplanen skal innehalde eit oversyn over dei arkiva (arkivseriane) som finst i kommunen. Arkivplanen skal gje forpliktande retningsliner og gje oversyn som lettar bruk av kommunen sin dokumentmasse både for samtida og framtida. Den papirbaserte planen skal oppdaterast årleg, medan den elektroniske skal oppdaterast kontinuerleg. Endringar som skjer mellom oppdateringane skal førast i ein endringslogg. 

Arkivnøkkel

Arkivnøkkel vert nytta på saksarkiv. Alle saksarkiv i kommunal forvaltning skal vere klassifiserte etter ein arkivnøkkel. NN kommune nyttar K-kodenøkkelen som klassifikasjonssystem for sine saksarkiv. Unntak frå dette skal føreleggjast arkivansvarleg for godkjenning.
K-kodenøkkelen skil mellom:
eigaforvaltningssaker (talklassar) 
fagsaker (bokstavklassar) og vert oppdatert av Kommunenes Sentralforbund. 

Nøkkelen har i hovudsak to funksjonar:
Systematisk plassering av papirdokument i det fysiske arkivet.
2.   Søkestreng for elektronisk attfinning av saker innanfor emne.

Saksomgrep

Arkivlova set som krav at dokument som tilhøyrer same sakstilhøve skal haldast samla (forskr. § 3-6). Ein må knytte dokumenta til berre eitt saksnummer eller nytte referansar som gjer det råd å nytte dokumenta samla.
NN kommune bør ha klart definert kva ein reknar som ei administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere korleis ein bind saman nærskylde saker eller mindre saker som er knytta til eit overordna prosjekt, eller ei overordna sak. Ein må også å ha referansar til eventuelle tidlegare saker dersom ein foretek skarpt periodeskilje. 
Periodisering

Innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie kan inndelast i tidsbolkar. 

Arkivlovaforskrifta krev periodisering for ein del arkiv (forskr. §§ 3-12 til 3-17).
Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar, saksarkiv. 
Arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering.
Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien. Perioden for saksarkivet er likevel fast.

Periodisering av saksarkiv
Perioden for saksarkiva følgjer valperioden. 
Ein periodiserer kvart 4. år i samband med kommunevalet. 
Ein periodiserer saksarkivet også i ein del andre samanhengar; t.d. ved overgang frå eit arkivsystem til eit anna, ved organisatoriske endringar og endring av arkivnøkkel.

Når perioden sluttar, set vi strek i saksarkivet. No skal ingen nye arkivdokument arkivleggjast i denne bolken.
Arkivmaterialet kan verte ståande i arkivskapet, men skilt frå den nye perioden, eller ein kan pakke materialet i arkivboksar. Vanlegvis set ein ikkje bort materialet før ved neste periodisering.
Ved bortsetjing skal det gå tydeleg fram kva materiale som tilhøyrer ein bestemt periode. Dei enkelte arkivstykka skal merkast med følgjande opplysningar:
Namn på arkivskapar
Namn på arkivserie
Eventuelle arkivkodar (frå/til)
Periode (frå/til)

Når ein periodiserer tek ein ikkje-avslutta saker ut av den avslutta perioden og overfører det til den nye dei 6 første månadene etter periodeskiftet. 
Vi overfører sak for sak etterkvart som vi treng dei. Vi må vere nøye med referansar både i det fysiske arkivet (tilvisingskort) og elektronisk. Etter 6 månader MRK !! skal vi ikkje overføre saker men berre låne materialet. Frå no av skal dei avslutta bolkane vere uendra. Slik skal desse seinare overførast til fjernarkivet som ein journalperiode.
Viktig: Overføring av saker gjeld berre når ein periodiserer i samband med val.
Ved omorganisering, skifte av nøkkel eller bruk av nytt sak/arkiv-system nyttar ein  skarpt periodeskilje. Ved skarpt periodeskilje overfører ein ikkje saker, men oppretter nye saker uavhengig av om saka er handsama i den førre perioden.
I samband med at vi avsluttar ein journalperiode skal vi også gå igjennom alle andre arkivseriar etter arkivserieoversynet i arkivplanen. For kvar arkivserie, anten det er møtebøker, kopibøker eller objektordna arkiv skal vi føreta visse kontrollar ved dette høve.

I samband med at ein periodiserer snakkar ein gjerne om ulike stadia for arkivet:
aktivt arkiv (daglegarkivet)
bortsetjingsarkivet (mellomarkivet) 
eldre og avslutta arkiv (fjernarkivet)

Periodisering av elektroniske arkiv

I Koark-systema skal periodeinndelinga følgje same prinsipp som dei fysiske arkiva. I Noark-4-system skal det definerast eit bortsetjingsprinsipp for kvar arkivdel i basen. Periodelengde vert anbefalt å vere minst 4-5 år og alltid vere på eit heilt antal år. 

For emneordna arkivdelar skal alle saker som er avslutta i løpet av perioden samla, for NN kommune ??? år etter at arkivperioden er avslutta. 
For objektordna arkivdelar set ein bort alle objekt som er blitt uaktuelle i løpet av perioden. Utskiljinga  kan gjerast gradvis i løpet av perioden, men sjølve  bortsetjinga skjer samla etter at perioden er slutt fortrinnsvis samstundes med bortsetjinga av dei emneordna arkiva.
For arkivdelar ordna etter utvalsmøter set ein bort alle møter som er avhelde i løpet av perioden.

Informasjon skal på ein enkel måte kunne søkjast fram  frå eventuelle elektroniske journalar og arkiv frå avslutta periodar.

Avlevering

For avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv skal følgjande prosedyrar følgjast:

Avlevering skal avtalast i god tid med arkivansvarleg 
Materialet skal på førehand vere gjennomgått med tanke på rensing, arkivavgrensing og kassasjon
Arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens. Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, og opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på
Møtebøker, kopibøker, journalar og register som har vore oppbevart i lausbladform skal bindast inn 
Alle arkivboksar skal tydeleg merkast med arkivskapar, arkivserie, dato og innhald
Avleverar skal utarbeide fullstendig oversyn over det materialet som avleveringa omfattar
Lista skal førast på særleg skjema og sendast til arkivansvarleg i god tid før avlevering
Når lista og anna dokumentasjon er godkjent av arkivansvarleg, kan arkivmaterialet pakkast ned i transportemballasje og nøyaktig tidspunkt for avlevering avtalast
Etter at materiale er avlevert skal eit eksemplar av avleveringslista sendast mottakar som kvittering

Dersom arkivansvarleg finn at ovanfornemnde prosedyre ikkje er følgd, kan vedkommande returnere materialet til ny gjennomgang eller sende rekning for meirarbeid på grunn av dette.

Instruks for avlevering av personopplysningsmateriale

Vilkår for avlevering til IKA Møre og Romsdal
Arkivmaterialet skal vera ordna, pakka i arkivboksar og 
registrert på avleveringsliste
Mappene skal leggjast i vanlege arkivboksar av den standarden Riksarkivet nyttar i same orden som før avleveringa. (Aktuelle ordningsmåtar er etter fødselsdato, alfabetisk etter namn, eller etter klientnummer)
Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom det finst større mengder slike mapper hjå ein arkivskapar kan desse samlast i eigne arkivboksar
Arkivboksane skal nummererast fortløpande og merkast med namnet til kommunen, avdelinga/kontoret, innhaldet og årstal
Personmappene skal registrerast med namn og fødselsdato på IKA Møre og Romsdal si “AVLEVERINGSLISTE - PERSONOPPLYSNINGSMATERIALE”. Desse listene skal gje oversyn for kva mapper som er i kvar einskild arkivboks. Dersom mappene er ordna etter klientnummer, skal det følgje med eit alfabetisk oversyn for personnamn og fødselsdato med referanse til klientnummer
IKA Møre og Romsdal sin “AVLEVERINGSBLANKETT-PERSONOPPLYSNINGSMATERIALE” skal også fyllast ut
Avleveringa må skje etter nærare avtale med IKA Møre og Romsdal 

Tilgang til avlevert materiale

Det forvaltningsorganet som har avlevert eit personarkiv kan få nytte registeret, dersom bruken er den same som før avlevering til IKA Møre og Romsdal. Slik gjenbruk må forvaltingsorganet melde til Datatilsynet, og ein føreset at dei opphavelege vilkåra for registeret blir følgde. 
Dersom personopplysningar skal nyttast til anna føremål enn før avleveringa, skal avleverande eining søka Datatilsynet om særskilt løyve før tilbakeføring kan finne stad.
Personopplysningar som vert tilbakeført fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med det nye materialet. I slike høve skal ein ikkje sende materialet attende til IKA Møre og Romsdal, men IKA Møre og Romsdal må likevel få melding når ei tilbakeføring på denne måten vert fast. 
Personmapper som berre vert nytta mellombels og ikkje i eit fornya klientforhold, skal handsamast som eit utlån frå det avleverte arkivet og skal returnerast til IKA Møre og Romsdal etter bruk. Fristen for slikt utlån er 4 veker. 

Oppstilling i fjernarkivet

Materiale frå ulike arkivskaparar skal plasserast kvar for seg i tråd med proveniensprinsippet. Allment norsk arkivskjema er retningsgivande for korleis arkivseriane i eit arkiv skal stillast opp i arkivmagasin, i katalogar, på avleveringslister m.m.

Rekkefølga er denne:
A: Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l.
B: Kopibøker
C: Journalar og andre overgripande register
D: Saksarkiv
D1: Hovudarkiv (saksarkiv ordna etter hovudsystemet)
D2: Sideordna saksarkiv
E-O: Spesialarkiv
P: Personalforvaltning
Q: Eigedomsforvaltning, inventar
R: Rekneskap
S: Statistikk
T: Kart og teikningar
U: Foto, film, lydopptak
V: Edb og mikrofilm
W: Gjenstandar
X: Eigenproduserte trykksaker
Y: Andre utskilte seriar/arkivdeler
Z: Referansemateriale (arkivliste, instruksar, avisutklipp m.m.)
Arkivavgrensing, bevaring og kassasjon             
Arkivavgrensing

Dokument som fell inn under definisjonen av arkiv § 2 i arkivlova, men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir halde utanfor eller fjerna frå arkiva. (forskr. § 3-18)

Forskriftene til arkivlova set som krav at arkivavgrensing skal vere gjort seinast ved avlevering til depot. Det vert tilrådd at ein gjennomfører arkivavgrensinga i samband med posthandsaming eller arkivlegginga.  (forskr. § 3-19)

Følgjande typar av materiale skal i følgje forskriftene til arkivlova skiljast ut ved arkivavgrensing:

Trykksaker, rundskriv og anna mangfald og allment tilgjengeleg materiale og  blankettar som ikkje er utfylte.
Unntak:
Det organet som har utferda slikt materiale, skal arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida.
Dokument som fører til sakshandsaming, eller som er nødvendige vedlegg til ei sak skal arkiverast.

Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi for sakshandsaming eller dokumentasjon.

Unntak:
Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i skal arkiverast.
Kopi av utgåande brev skal arkiverast.
Andre kopiar som er nødvendige vedlegg i ei sak skal arkiverast.

Tekstbehandlingsfiler o.l. bortsett frå det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv.

Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek, med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemmet representerer

Anna materiale som verken er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon.

Bevaring

Arkivmateriale vert oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem inn under føresegner om bevaring, kan såleis ikkje kasserast. (forskr. § 3-18)

Følgjande materiale skal i følgje arkivlova alltid bevarast dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna:

Arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført
Møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggseriar til desse
Organets eigne årsmeldingar
Kopibøker og kopibokregister
Journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister
Alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt
Arkivplanar
Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak.
Kart, unnateke trykte kart utan påteikningar
Teikningar og fotografi som har inngått som ledd i den verksemda organet har drive.
Grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval

I tillegg skal kommunane i Møre og Romsdal òg bevare alle personarkiv. Desse skal kommunane  avlevere IKA Møre og Romsdal i tråd med gjeldande selskapsavtale.
Kassasjon

Arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert. (forskr. § 3-18)

Arkivlova krev at det skal vere utarbeidd kassasjonsreglar for materiale som ikkje kjem inn under arkivavgrensinga eller bevaringspåbodet.

Personarkiv skal ikkje kasserast, jfr. avsnitt under bevaring ovanfor.

Uheimla kassasjon er forbode, med mindre Riksarkivaren har gjeve samtykke.
Kassasjon i strid med arkivlova sine føresegner kan straffast etter arkivlova §22.

Arkivmateriale som skal kasserast, skal øydeleggjast under trygt tilsyn og ved å nytte forbrenningsomn eller makuleringsmaskin.